Knäckfrågor

— Vilka svårigheter stötar man på under processen att skapa ett nytt kontor? Här hittar du svaren på hur vi löste några av våra knäckfrågor under processen att skapa Världens bästa kontor.

Knäckfrågor Världens bästa kontor

Knäckfrågor

  • Förvaringen

    En ganska stor knäckfråga.

  • Zoner

    Tyst eller aktivt?

  • Logistik

    Hur flytta när man fortfarande ska jobba?

  • Teknik

    Hur få folk att bli mer rörliga?

Hur löser man förvaringen?

Hur gör man med förvaringen på ett helt aktivitetsbaserat kontor?

Vår ambition var att göra ett kontor där vi utnyttjar samtliga delar av lokalen för aktiviteter. Vissa rum står ofta tomma under stora delar av tiden. Denna idé medförde att vi spridde ut olika funktioner i hela lokalen. Även förvaringen.

Eftersom vi jobbar aktivitetsbaserat innebär det att det mesta är gemensamt. Vi har inga egna platser. Vi sparar våra jobb i mappstrukturen på den gemensamma servern så att alla kommer åt det, vart vi än jobbar. Samma tanke har vi haft när det gäller den fysiska förvaringen.

Varje medarbetare har en egen halvmeter hylla för den personliga förvaringen. Där har man sina pennor, anteckningsblock och egna pärmar. Eftersom vi vill att lokalen ska inbjuda till fysisk rörelse ligger den förvaring en trappa upp på loftet. Gemensamma pärmar placeras i en stor hylla som även fungerar som avskärmning.

En annan tanke vi hade vara att se på lokalen som en matvarubutik. Eftersom vi jobbar med att sätta samman färger, tyger och material kom vi på idén med korgar. Materialprover och tyger finns i olika delar av lokalen. Väl synliga och exponerade så att både vi och våra kunder ska bli inspirerade. Istället för att proverna göms i en låda ska de alltså upp på väggen och synas! När man inleder sin ”shoppingtur” tar man sin varukorg och går runt och plockar på sig olika prover. Korgen tar man sedan till studion där proverna läggs upp  på en bakplåt. Varje projekt har alltså en egen bakplåt med prover. Denna plåt förvaras sedan i en vagn med andra bakplåtar.

Och så har vi ju det där med ekonomiavdelningen. Vår ekonomichef har sex stycken pärmar som han alltid måste ha tillgång till och som ska kunna låsas in. Hur gör man då om när han ska jobba aktivitetsbaserat? Jo, man tänker kreativt. Han får en resväska. Mobil och låsbar!

Knäckfrågor Världens bästa kontor

Implementering- det där med logistik...

Hur gör man när man bygger om i sin egen lokal när man dessutom ska kunna jobba under tiden? Vi hade en väldigt tight tidplan och det fanns inga marginaler.

En förutsättning för att lyckas var att lägga upp en noga planerad logistikplan. Vi tömmer olika delar av lokalen allt eftersom så att bygget kan komma igång i de rum som inte behövs för det dagliga arbetet. De möbler vi ska ha kvar förvaras i ett hyrt förråd. Mötesrummen töms först. Kanske kan man hålla mötet på ett café i närheten under denna tid?

I första delen av bygget får tygproverna hängas upp på gallervagnar placerade mitt i lokalen, eftersom vårt jobb är beroende av att vi har tillgång till dessa. Pärmar och materialprover står i hyllor som vi flyttat ut från verkstan. Datorer märks upp och vi gör en plan för vilka platser som måste vara i funktion första veckan efter semestern. Då kommer halva kontoret tillbaka till jobbet medans bygget fortfarande pågår. Ett pussel helt enkelt som vi tack och lov är experter på!

Zoner, hur ska man tänka där?

En av våra utmaningar var att skapa olika zoner i vår öppna, luftiga lokal. Hur differentierar man olika ytor när man samtidigt vill att det ska vara öppet?

Lokalens förutsättningar har gett oss naturliga lösningar på vilka delar som kan fungera som lugna och aktiva. Eftersom vi har en etagevåning har vi utnyttjat den till den tysta ytan eftersom det är den bökigaste delen att komma till och därmed inte har en massa spring. Vi utnyttjar det stora mötesrummet som arbetsplatser när det står tomt och vi har frigjort bra ytor genom att flytta till exempel tygprover till mer svåranvända delar av lokalen. Eftersom vi har väldigt högt i tak har vi möjlighet att skapa ett rum i rummet utan att det förstör rummets volym. Ett utrymme som naturligt inbjuder till tystnad till skillnad från det projektbord som står nära entrén. Vi skapar naturligtvis spelregler så att alla vet var det är ok att prata och var man ska vara tyst.

Knäckfrågor Världens bästa kontor

Tekniken

En del tjänster kräver kraftfulla datorer vilket innebär stationära datorer och dessa personer blir ofta ”fast” på vissa platser. Hur kan man skapa rörlighet trots det?

Vi har löst det genom att ha flera kraftfulla stationära datorer och alla medarbetare kan logga in överallt. Dessa finns i olika ”zoner” så att man har anledning att byta dator för att byta miljö. Vi har även ett antal bärbara datorer som är tillgängliga för samtliga. Ibland har man kanske en uppgift som innebär att man ska läsa igenom en text, eller att skriva en rapport. Då kan man ta en bärbar och gå iväg och sätta sig i en soffa eller i ett mötesrum i några timmar för att byta miljö.

Knäckfrågor Världens bästa kontor
Knäckfrågor Världens bästa kontor